レポートの分類計算機能の活用（３）

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▲レポートの分類計算機能の活用（３）▲2001.12.12

　レポートを作成で、もっとも必要な機能が、分類集計だと思います。月別、得意先別、納品番号別、倉庫別、営業別、商品別など果てしなく必要に迫られます。これを、レポートの「並び替え/グループ化」機能を使えば、殆ど？作成可能なのです。

あなたは、この「並び替え/グループ化」を使い切っていますか？

■レポート２：月別、売上実績表（明細付）
売上データを月別にまとめて集計する表を作成します。

（1）年月日をそのまま使う場合と、あらかじめ、年月日を年、月、日に分解しておく方法があります。一般的には、あとで、分析が必要となるデータは、年月日を分解しておくと、分析管理表の作成が楽です。

今回は、面倒くさい方法、つまり、年月日を分解していないまま、月別にグループ化する方法を解説します。

（２）売上納品データをレコードソースにするレポート２をまず作成します。
（３）レポート２をデザインビューで開きます。
（４）表示メニューから「並び替え/グループ化の設定」を選択します。
（５）開かれたダイヤログの一番上に、式を入力します。

　　式：＝Month([年月日]）

「並び替え／グループ化」のフイールドに、上記のように式を入れることは、初心者は避けるべきでしょう。式の入力は、間違えやすく、なかなか、受け入れてもらえません。同じに見えても、どこか違うので、式の入力が完成しません。

年月日を、分解しておけば、ここでは、項目を選択するだけで設定ができるわけです。でも、今回は、あえて、式の入力を選びました。この式は、日付関数を使っています、式の頭の部分をYearにすれば、年度別、Dayにすれば日にち別にグループ化されることになります。

この利点は、余計なフイルドを作らなくいいことなので、作り忘れている場合などにも有効です。

上記式で、グループ化された場合、このままだと、表示は年月日で、月別のタイトルがあったほうが、見やすいと思いますので、下記のように、見出し用のフイールドを作成します。

非連結フイルドを作成「コントロルソース」プロパテイに
＝Month([年月日]）
を設定すると、月だけが表示されます。あとはこのフイルドをレポートの見やすい場所に、配置すれば、月別にグループ化されたレポートが出来上がります。

□ 表示される月を、月昇順にする場合、先ほど入力した式の右側、「「並び替え順序」で設定します。

□ さらに明細を日付昇順にする場合は、「並び替え／グループ化」ダイヤログの２行目に年月日項目を選択して、昇順を設定すると、月の昇順で明細も日付昇順のレポートが出来上がります。

■ テーブルのレコードが多すぎて、レポートが作成されない場合があります。
これはレポート作成の基本ですが、簡単に説明すると、多い場合は、クエリーで選択項目を減らします。

クエリーで必要項目を絞ると、レポートの作成が早くなります。負荷を減らす意味でも対象項目を絞り込む習慣をつけたほうがいいと思います。

□ レポート２に集計項目を作成する。
月別にグループ化したら、グループ別に合計をとりたいですよね。
でｈあ、合計を表示する、フイルドを作りましょう。
(1)非連結フイルドを作成します。
(2)その合計フイルドを表示する場所を設定します。

　さっき、式を入力した、ダイヤログを開きます。式が入っていますね。
その行をクリックスルト、画面下に
「グループヘッダー」「グループフッター」のいう項目があります。
ここが、合計欄を配置できる場所です。
「グループヘッダー」は、グループの最初に、合計欄を表示できます。
「グループフッター」は、グループの最後に、合計欄を表示できます。

このケースで月別の場合、「グループフッター」に表示したい場合、ダイヤログでまづ、「グループフッター」を「はい」に設定すると、レポートにそのエリアが自動作成されます。

そこに、合計用タイトルフイルドと合計フイルドを配置します。
(3)合計フイルドに合計集計する式をコントロールプロパテイに入力します。
　　=Sum(金額）
この式も、累計するという関数です。
(4) 総合計のフイルドを作成して、レポートフッターの場所に、配置して、上記と同じ式を入力します。

これで、各月別に分類されて、月別に合計が取れて、さらに総合計が最後に表示されるレポートができたことになります。

次回は、得意先別月別の「グループ化」の設定についてお話します。

▲レポートの分類計算機能の活用（２）
▲レポートの分類計算機能の活用（１）